Die Digitale Betriebsprüfung ist auch wegen Corona ein beliebtes Instrument, um Betriebsprüfungen zu vereinfachen. Dabei beruft sich die Finanzverwaltung auf Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).Jetzt gilt es in keine Panik zu verfallen. Prüfen Sie, ob alle steuerrelevanten Geschäftsvorgänge erfasst und dokumentiert sind undsämtliche Belege lückenlos vorliegen (papier und digital). Achten Sie auch darauf, dass laut der GoBD uauch elektronisch archivierte Objekte der Betriebsprüfung unterliegen.
Die Digitale Betriebsprüfung ist übrigens nicht neu, bereits seit Januar 2022 ist eine elektronische Übermittlung von Entgeltunterlagen für Arbeitgeber verpflichtend. Damit wird im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung möglich, dass die prüfrelevanten Daten vom Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elektronisch übermittelt werden.
Digitale Betriebsprüfung – Finanzamt, Sozialversicherungsträger
Mit einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) soll die Betriebsprüfung vollständig elektronisch ablaufen und der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten dramatisch verringert werden.
Digitale Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung
Das digitale Verfahren sieht eine Annahme der zur Durchführung der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV für notwendig erscheinenden Arbeitgeberdaten in einem elektronischen Verfahren vor. Einzelheiten werden beim Verfahren entsprechend §28p Abs._6a SGB_IV in „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ der Deutschen Rentenversicherung Bund im Detail geregelt.
Eine Übersendung von Daten wird dem Arbeitgeber medienbruchfrei in einem online-Verfahren unter Nutzung vom eXTra-Verfahren (das ist ein einheitliches XML-basiertes Transportverfahren – siehe auch www.extra-standard.de) geboten und dieses Verfahren ist bereits in anderen Verfahren innerhalb der Sozialversicherung genutzt. Der Vorteil ist, dass die Daten des Arbeitgebers durch einen Betriebsprüfer analysiert und auf Plausibilität und Richtigkeit bei der Beitragsberechnung wie auch bei der Beitragsabrechnung geprüft werden kann.
Alle Ergebnisse einer Auswertung können durch den Prüfer gemeinsam mit Arbeitgeber und Steuerberater besprochen werden. Anzumerken ist, dass das Verfahren „Betriebsprüfung Digital“ für den Arbeitgeber optional angeboten wird. Sollten Arbeitgeber hieran teilnehmen, dann können die Rentenversicherungsträger von ihnen verlangen, dass die Übermittlung von erforderlichen Daten zu dem Zwecke der Betriebsprüfung in einer entsprechend einheitlichen vorgegebenen Struktur erfolgt. Die geforderte Struktur wird in den zum Download angebotenen Grundsätzen direkt beschrieben.
Ab dem 01.01.2023 sind dann die für die Prüfung notwendigen Daten auf elektronischem Wege aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm direkt zu übermitteln. Allerdings ist es möglich, dass auf Antrag des Arbeitgebers für die Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 noch auf eine elektronische Übermittlung von gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden.
Formlos kann der Antrag unter Angabe von der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger gesendet werden, welcher für eine „Betriebsprüfung Digital“ zuständig ist. Eine elektronische Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt aber freiwillig. Dieses Verfahren euBP ersetzt grundsätzlich nicht die Prüfung vor Ort. Allerdings, sollte der Arbeitgeber an dieser euBP teilnehmen und diese dann mit den gelieferten Daten abschließen, dann entfällt eine weitere Einsichtnahme von Unterlagen vor Ort.
Um die entsprechenden Interessen aller Beteiligten zu berücksichtigen, wurden die Bundesvereinigung von den Deutschen Arbeitgeberverbänden (die BDA) und die Bundessteuerberaterkammer (die BStBK) wie aber auch die Arbeitsgemeinschaft der Personalabrechnungssoftwareersteller (die ArGe PERSER) frühzeitig in Planungen einbezogen. Wichtig ist, dass das technische Verfahren funktioniert und dass die Daten von Arbeitgebern vor einem Zugriff von Dritten sicher sind. Die Daten werden ganz einfach nach Bestandskraft vom Bescheid sicher automatisch gelöscht. Dem Absender von den Arbeitgeberdaten wird darüber auch eine elektronische Meldung hinterlassen. Es ist eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung hierbei nicht vorgesehen. Durch das Verfahren können Kosten eingespart werden. Die Abrechnungssoftware muss allerdings angepasst werden. Es gibt eine Sachverhaltsklärung. Unterlagen sind eingeschränkt notwendig. Zusätzliche Module sind für die „Betriebsprüfung Digital“ erforderlich.
Digitale Betriebsprüfung durch das Finanzamt
Keiner freut sich, wenn sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung anmeldet. Nach dem Gesetz (§ 147 Abs. 6 AO) kann das Finanzamt jetzt frei entscheiden, welche Form des Datenzugriffs in der Betriebsprüfung erfolgt und die Zugriffsformen Direktzugriff (Z1) als auch Datenzugriff per Datenträgerüberlassung (Z3) angeordnet werden. Firmen sollten zudem für alle steuerrelevante Software eine GoBD-Verfahrensdokumentation gemäß dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (BMF) bereithalten, in dem die unterschiedlichen Wege des Datenzugriffs detailliert erläutert und Transaktionen in ihrer Entstehung und Verarbeitung nachvollziehbar beschrieben sind.
Stellt der Prüfer fest, dass der Datenzugriff überhaupt nicht oder nur in unzureichendem Umfang bereitgestellt werden kann, kann es im Extremfall zur Schätzung kommen, was in jedem Fall verhindert werden sollte.
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