Die Kasse spielt im Einzelhandel, Restaurants und zahlreichen weiteren Branchen eine wichtige Rolle. Gerade in Deutschland wird Bargeld weiterhin zur Zahlung genutzt. Ein Einfallstor für das Finanzamt zur Unterschlagung von Betriebseinnahmen. Wichtig ist daher für alle Unternehmen die Bargeldeinnahmen haben, eine rechtskonforme und ordnungsgemäße Kassenbuchführung.
Das Kassenbuch – Wer muss es führen?
Sehr viel mit Barzahlungen hat die Einzelhandel-Branche zu tun. Damit es nicht zur Steuerhinterziehung aufgrund unterschlagener Umsätze kommt, ist der Unternehmer gesetzlich zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Dort werden alle Einzahlungen und Auszahlungen des Unternehmens schriftlich oder digital festgehalten.
Grundsätzlich ist nicht jeder Selbstständige automatisch zum Führen eines Kassenbuches verpflichtet. Befreit sind beispielsweise Freiberufler oder Betreiber eines Kleingewerbes. Diese müssen jedoch eine Einnahmen-Überschussrechnung (kurz: EÜR) erstellen.
Branchen mit Kassenbuch
Die Richtigkeit der Kasse müssen folgende Unternehmen mittels Kassenbuchführung nachweisen:
- Firmen und Unternehmen mit Handelsregistereintragung
- Firmen und Unternehmen mit der Verpflichtung einer doppelten Buchführung sowie Bilanzierung
- Firmen und Unternehmen, welche nach Umfang und Art einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb darstellen
Natürlich ist es jedem anderen Unternehmen trotzdem Freigestellt die Kasse richtig mit Kassenbuch zu führen, auch wenn er nach dem Gesetz nicht dazu verpflichtet ist. Dies ist durchaus sinnvoll um den Überblick über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben zu behalten.
Gesetzliche Regelungen zum Führen des Kassenbuches
Das Kassenbuch kann nicht einfach nach den eigenen Vorstellungen geführt werden. Vielmehr müssen einige gesetzliche Vorschriften eingehalten werden. Die Erstellung des Kassenbuches ist an spezielle Anforderungen geknüpft, welche Unternehmer einhalten müssen. Nur so wird die Buchführung rechtskonform und ordnungsgemäß eingehalten.
Die rechtlichen Grundlagen sind im Handelsgesetzbuch (kurz: HGB) und in der Abgabenordnung (kurz: AO) genau definiert. Der oberste Grundsatz lautet, dass die Geschäftsvorfälle einzeln, richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht erfasst werden müssen. Nachzulesen ist dies im § 146 Abs. 1 Satz 1 AO.
Im Grunde bedeutet dies für Unternehmen im Falle der Einzelaufzeichnungspflicht alle Buchungen einzeln im Kassenbuch mit aufzunehmen. Daneben müssen sowohl die Bareinnahmen als auch –ausgaben täglich erfasst werden.
Die größte Hürde liegt darin, dass Dritte die Entstehung und Abwicklung aller Geschäftsvorfälle nachvollziehbar sein müssen. So sollte beispielsweise der zuständige Steuerberater oder das Finanzamt die Geschäftsvorfälle von A bis Z nachvollziehen können ohne nachfragen zu müssen.
Alle Einträge in das Kassenbuch zur ordnungsgemäßen Führung der Kasse dürfen nachträglich nicht mehr Veränderbar sein. Werden trotzdem Änderungen vorgenommen, z. B. aufgrund einer falschen Buchung, müssen diese kenntlich gemacht werden. Die Führung des Kassenbuches darf ausschließlich in deutscher Sprache erfolgen. Ist dies nicht möglich oder wird aus anderen Gründen in einer Fremdsprache geführt, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen.
Zu jedem Geschäftsvorfall müssen die entsprechenden Kassenzettel, Rechnungen und Quittungen hinterlegt werden. Die vorherrschende Aufbewahrungsfrist gilt nicht nur für die Kassenbücher an sich, sondern auch für die entsprechenden Belege. Die Frist der Aufbewahrung beträft zehn Jahre.
Mitspracherecht des Finanzamtes
Neben den gesetzlichen Anforderungen, hat auch das Finanzamt einige Regelungen für die ordnungsgemäße Führung der Kasse. Generell gilt, dass Kassenbestand und Kassenbuch übereinstimmen müssen. Das Zählprotokoll ist hierfür ausschlaggebend. Die Zahlen müssen bei beiden Angaben exakt gleich sein.
Wer sich an die Vorgaben des Finanzamtes exakt halten möchte, sollte sich an folgenden Vorschriften halten:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Abgabenordnung (AO)
- Umsatzsteuergesetz (UStG)
- Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD)
Um Fehler bei der Ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zu vermeiden, empfiehlt sich der Kontakt zum zuständigen Finanzamt oder zum Steuerberater. Gerne Helfen wir Ihnen dabei die Kasse richtig zu führen. Kontaktieren Sie uns hierfür jetzt kostenfrei und unverbindlich.
