Eine Betriebsaufgabe erfolgt meistens innerhalb kurzer Zeit, wenn die bisher in jenem Unternehmen ausgeführte gewerbliche Tätigkeit eingestellt wird, alle bedeutenden Grundlagen des Betriebes in einem einheitlichen Vorgang entweder in das Privatvermögen überführt oder separat an unterschiedliche Erwerber veräußert werden. Ebenso ist es möglich, dass das Unternehmen weiteren betriebsfremden Absichten zugeführt wird und damit der Betrieb als eigenständiger Organismus des wirtschaftlichen Lebens zu bestehen aufhört. Hierbei ist es unerheblich, ob jene Entscheidung freiwillig oder gezwungenermaßen herbeigeführt wurde.
Abgestellt wird dabei auf die eigentliche Vornahme von Aktionen. Daher stellt die Aufgabe des Betriebes den tatsächlichen Vorgang dar und kann nicht durch eine uneingeschränkte Behauptung bzw. die Aufgabeerklärung eines Willens zur Aufgabe herbeigeführt werden, wenn sich aus den eigentlich bestehenden Umständen ergibt, dass es sich um eine nur temporäre Einstellung des Unternehmens handelt.
Ebenfalls eine zwangsweise erfolgte Einstellung des Betriebes ist eine Betriebsaufgabe. Dies kann über die Erledigung der Grundlage des Betriebes durch einen Brand bzw. durch ein ausgesprochenes Berufsverbot geschehen oder zugleich, wenn bei einer Verpachtung der eigentlichen Betriebsgrundlagen diese so umgewandelt werden, dass sie in der bisher bestehenden Art und Weise für den Betrieb des Steuerpflichtigen nicht mehr verwendet werden können.
Durch das Wegfallen einer bestehenden Betriebsaufspaltung, zum Beispiel im Falle des Misslingens der personellen Verflechtung, kommt es für das jeweilige Unternehmen in aller Regel ebenfalls zu einer Betriebsaufgabe.
Die Bedeutung der Aufbewahrungspflicht
Wie lange bei der Aufgabe des Betriebes welche Unterlagen aufzubewahren sind, ist vom Gesetzgeber genau vorgeschrieben. So muss generell garantiert sein, dass bedeutende Dokumente aufgrund steuerlicher Fragestellungen und Unterlagen für die Sozialversicherungen ebenfalls nach dem Abschluss des Geschäftsbetriebes von Prüfern eingesehen werden können. Jene Pflichten ergeben sich ebenso für bilanzierende Betriebe nach dem Handelsgesetzbuch, für die GmbH zugleich aus dem geltenden GmbH-Gesetz.
Dabei ist die Liquidation einer GmbH von Bedeutung und für alle Gewerbetriebe aus dem Einkommensteuergesetz und der Abgabenordnung bzw. Aus diesem Grund gilt für die Buchhaltung eine Aufbewahrungspflicht über zehn Jahre, weitere Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Für die Einlagerung von Akten und die Kontrolle sowie ihre Vernichtung entstehen in aller Regel für den Betrieb Kosten, die einkalkuliert werden müssen. Dazu müssen die Unternehmen vor allem die interaktive Berechnungstabelle zu den Fristen der Aufbewahrung von mehr als 200 unterschiedlichen Dokumentenarten beachten.
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